Responsable organisation du parcours médico-administratif du patient

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Établissement public de santé, le Centre Hospitalier de Montauban est l'établissement de référence du département de Tarn-et-Garonne et établissement support de son Groupement Hospitalier de Territoire.

Près de 2000 professionnels, dont environ 220 médecins, y exercent, au sein des 8 Pôles d’activités cliniques et médico-technique et du Pôle Support (administration générale, services logistiques, ressources matérielles et numériques).

Etablissement de premier recours de 814 lits et places, le Centre Hospitalier de Montauban dispose d’une offre de soins très variée : service d’urgences et SMUR, médecine, chirurgies, obstétrique, maternité niveau 2A, néonatologie, plateau technique moderne (scanners, IRM, mammographe), soins médicaux et de réadaptation, soins de longue durée, EHPAD.

L’Etablissement comprend également les services de psychiatrie adulte et de psychiatrie de l’enfant et de l’adolescent, en intra et extrahospitalier (CMP dans plusieurs communes du département : Moissac, Castelsarrasin, Valence d’Agen, Nègrepelisse, Beaumont de Lomagne).

En tant que Responsable organisation du parcours médico-administratif du patient, vous encadrez les équipes Admissions et AMA et optimisez le circuit administratif du patient, dans le respect du cadre réglementaire et de l’identito-vigilance.

Vos missions principales :

• Encadrer les équipes Admissions et AMA : gestion des plannings, fiches de poste, évaluations, fixation d’objectifs, gestion des conflits, formation et accompagnement des nouveaux arrivants

• Organiser le travail : réunions de service avec comptes rendus, suivi des formations, réorganisation des secrétariats en lien avec la coordinatrice, suppléance sur la gestion des plannings

• Piloter la gestion administrative psychiatrie et état civil : contrôle des hospitalisations sous contrainte, isolements et contention, gestion des décès, veille réglementaire et respect des procédures

• Optimiser le circuit patient : étude et réorganisation des secrétariats médicaux, préconsultations et préadmissions (dont en ligne), gestion des chambres particulières, parcours de soins et cotation des actes NGAP/CCAM, suivi des dossiers ALD, AT/MP, IVG

• Assurer le rôle de référent identito-vigilance : participation à la mise en place de l’INSi, gestion des problèmes d’identité, suivi des doublons et erreurs en lien avec le référent identito-vigilance

• Suivre les dossiers sensibles et débiteurs : procédures E11, AME, AMU, étrangers, payants, suivi via le service facturation, utilisation du logiciel 4axes, conventions mutuelles, suivi Happytal

• Contribuer aux projets numériques : déploiement et suivi des logiciels métiers (Doctolib, télésurveillance, reconnaissance vocale, Omnidoc), rédaction de SMS, formation des médecins, suivi des statistiques

• Gérer les procédures et archives : création, mise à jour et maintenance des modes opératoires, destruction réglementaire des documents d’état civil en lien avec les archives départementales

En tant que Responsable organisation du parcours médico-administratif du patient, vous pilotez et sécurisez le circuit administratif du patient, du pré-admission au suivi des débiteurs.

Profil recherché :

• Expérience confirmée en management d’équipe administrative en milieu hospitalier ou médico-social

• Compétences avérées en gestion de projet, optimisation de processus et identito-vigilance

• Capacités relationnelles fortes : sens de la communication, diplomatie, empathie, gestion des conflits et des situations d’accueil difficiles

• Qualités personnelles : discrétion, maîtrise de soi, sens des responsabilités, esprit d’initiative, hiérarchisation des priorités et gestion de l’urgence

• Adaptabilité et polyvalence : disponibilité, mobilité interne et capacité à accompagner l’évolution des métiers

• Maîtrise des outils informatiques : logiciels métiers hospitaliers (DPI, facturation, 4axes, Doctolib, Omnidoc…) et suite bureautique

• Connaissance du cadre réglementaire : hospitalisations sous contrainte, état civil, assurances maladie, dossiers sensibles (E11, AME, AMU, étrangers, payants)